Cambio de Ciclo – Primaria

 

El Pasaje de Listas se realiza para cambiar de un ciclo al siguiente, pasando a todos los alumnos y matriculados al curso de destino.

Matriculación

Una vez finalizado el proceso se debe ir a Xhendra. El paso previo al inicio del Pasaje de Listas es hacer la toma de los alumnos del nivel anterior, esto se realizará por Gestión de Matriculados. 

 

Para hacerlo debemos ir por Legajos – Matriculados.

Matriculación Nivel Anterior.

 

La matriculación de Nivel anterior es para poder tener en la lista de espera a los alumnos de Jardín. 

Haciendo clic en el botón “Mat. Nivel Anterior”, abrirá una ventana donde indicará el curso de egresados del nivel anterior y deben seleccionar a qué ingresaran.

Para finalizar se hace clic en Asignar.

Nuevo Matriculado

Para los casos de asignar un alumno nuevo a matriculados se debe hacer lo siguiente

• Seleccionar el curso al cual ingresará.
• Agregar alumno.
  
  Al hacer clic en +Nuevo, abrirá una ventana para crear o buscar a un alumno existente.

• Alumno Nuevo

Debemos completar el primer campo de documento y con el número de documento. En el caso de ser un alumno completamente nuevo, se deben completar los campos de Nombre, Apellido y Sexo, guardamos haciendo clic en Agregar preexistente.

• Alumno ya existente

En caso de ser un alumno existe al colocar su número de documento, mostrar la información completa del alumno.

Una vez finalizada la carga de los alumnos nuevos, podremos empezar el cambio de ciclo. 

Pasaje de Listas 

El pasaje de listas es el inicio al cambio de ciclo

• Iremos por Cursos – Pasaje de Listas.
  

• Iniciar el Pasaje.
  Al ingresar se debe seleccionar la sección, para los casos de los que tengan más de una, hacemos clic en Pasar Listas.
  

1. Esto abrirá una ventana donde deben hacer clic en Continuar.
2. Al abrir la segunda ventana verán dos botones, Continuar o Promover a todos.

• Continuar: Haciendo clic en el botón continuara sin hacer modificación en los alumnos.
• Promover a todos: al hacer clic en este botón, promoverá a todos los alumnos aun si estos están desaprobados o en condición de repetir

Luego de presionar uno de estos botones, saldrá una nueva ventana donde indicará si está seguro de iniciar el proceso. Se debe hacer clic en SI.

• Editar Listas

Al ingresar verán el listado de los “Curso Actual” y una columna de “Cursos de Destino”. En el curso de destino deben seleccionar del desplegable el destino.

Haciendo clic en el botón Editar lo enviará a la lista de los alumnos, aquí verán a los alumnos y dos columnas. La primera columna de “P (promovido) R(repitente)” y “Cursos de Destino”.

En la columna de “P (promovido) R(repitente)” a cada alumno le deben colocar una P o una R, dependiendo de la situación del alumno. También se debe seleccionar el Curso de Destino al hacer clic en el desplegable

Al pie de página verán que hay tres botones, Grabar, Promover a Todos y Volver. 

• Promover a Todos: Al hacer clic en este le colocara la “P” a todos los alumnos del curso e indicado el siguiente curso de destino. Esto también lo hará para los alumnos que estén en estado de repitencia, por lo cual se debe modificar manualmente
• Grabar: Una vez modificada la promoción de los alumnos se debe guardar cada modificación. 
• Volver: Al finalizar de guardar las modificaciones, se debe hacer clic en este botón para volver y hacer el mismo procedimiento con los demás cursos.

Al finalizar con todos los cursos verán en el pie de página, se verá el botón Grabar al cual se le debe hacer clic. Para poder completar el pasaje deben hacer clic en Continuar, esto le abrirá una ventana para poder confirmar el proceso, para confirmar se debe hacer clic en Continuar ahora.

Al momento de iniciar indicará que se ha iniciado el proceso, que no cierre la venta durante el proceso y por último, indicara que el proceso al finalizado.

Vista de Listas.

En este proceso se deben verificar las listas de los alumnos, para hacerlo se debe ingresar a cada curso y confirmar que los alumnos estén en el curso que corresponda y en caso de que uno haga un cambio de curso poder modificarlo.

• Ingresamos por Cursos – Listado de Cursos.
  Al ingresar a la lista de cursos debemos hacer clic en uno de ellos para poder ver el listado.
  
• Reacomodar Lista
  Al ver la lista de alumnos podremos hacer clic en “↔“ para poder reacomodar al alumno. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar el curso al que debe ir el alumno. Al finalizar Guardamos.
  
  Recordatorio, este proceso lo debemos hacer en cada curso.
  

  Agregar y Eliminar Alumnos de un Curso

  Xhendra permite modificar los listados de alumnos para reflejar cambios en la matrícula durante el ciclo lectivo.

   Pasos para agregar un alumno a un curso

  •  Ir a Cursos → Seleccionar el curso en el que se incorporará al estudiante.
  •  Hacer clic en Agregar Alumno (nuevo y existente).

  

  • Alumno Nuevo.

  Debemos completar el primer campo de documento y con el número de documento. En el caso de ser un alumno completamente nuevo, se deben completar los campos de Nombre, Apellido y Sexo, guardamos haciendo clic en Agregar preexistente.

  • Alumno ya existente

         En caso de ser un alumno existe al colocar su número de documento, mostrar la información completa del alumno y lo seleccionamos haciendo click en             Agregar Preexistente

• 
  

  CONSEJO: 

  Si el alumno no aparece en la lista, verificar que tenga un perfil activo en la institución. Sino crear una ficha nueva con “Agregar Nuevo”

  Pasos para eliminar un alumno de un curso

  • Ir a Cursos → Seleccionar el curso del que se desea retirar al estudiante.
  • Buscar al alumno en la lista de inscriptos.
  • Hacer clic en Eliminar y confirmar la acción.

  

  Al presionar el botón les saldrá una ventana donde le preguntará qué clase de baja será. Deben seleccionar si es Baja del Curso, Baja de sección o una Baja Total.

  

  IMPORTANTE: Si el estudiante debe ser reubicado en otro curso, es recomendable usar la función de Cambio de Curso en lugar de eliminarlo manualmente

Ciclo Lectivo

Al finalizar de revisar cada curso, se debe realizar la configuración del año lectivo, la cual tiene Días Hábiles y Etapas.

Días Hábiles 

Establecer los días hábiles permite que asistencias, evaluaciones y otros procesos administrativos se registren en los días correctos.

Pasos para configurar los días hábiles

• Ir a Configuración → Hacer clic en Días Hábiles.

• Seleccionar los días no laborables de la institución:

• Marcar los días en los que no hay actividad académica.

• Guardar cambios para aplicar la configuración.

CONSEJO: 

Actualizar esta configuración al inicio de cada ciclo lectivo para reflejar correctamente el calendario escolar.

Etapas

Las etapas académicas permiten definir los períodos en los que se divide el año escolar, asegurando que las notas, evaluaciones y asistencias se registren en cada tramo del ciclo lectivo.

Pasos para configurar las etapas académicas

• Ir a Configuración → Hacer clic en Etapas Académicas.

• Definir las fechas de cada etapa:

• Seleccionar Cursos.
• Seleccionar la fecha de inicio y finalización de cada tramo.
• Guardar cambios y revisar la configuración antes de iniciar el período lectivo

CONSEJO: 

Las etapas académicas automatizan la organización de boletines y reportes, facilitando el seguimiento del rendimiento de los estudiantes.

Cargos Docentes – College

Este proceso es para, aquellos casos de un docente nuevo o nuevos cargos, otorgar los cargos a los docentes.

 

• Al ingresar al College deberemos ir por Docentes – Cargos – Archivo.
  

• Se debe buscar al docente con el apellido – haciendo clic en Aceptar – Detalle de Cargo –

• Nuevo (Hoja en blanco). Al finalizar de crear el nuevo cargo se debe guardar haciendo clic en el disquete.

Inicio de Ciclo

Al finalizar todos los pasos anteriores se podrá realizar el inicio de ciclo. Para esto se deben ir por Xhendra – Cursos – Inicio de Ciclo.

Ingresando se debe hacer clic en inicio de ciclo, esto abrirá una ventana para poder hacer la última confirmación.

Haciendo clic en “Continuar Ahora” iniciará el proceso, al finalizar se habrá iniciado el nuevo