Explicación general de la RG 5824/26 – Alcance y afectación – resumen

Paso a paso

Resumen de reunión – Nuevas Disposiciones de Facturación Electrónica ARCA para Instituciones Educativas
La reunión tuvo como objetivo presentar los cambios que deberán implementar las instituciones educativas para adecuarse a la Resolución 57/24 de ARCA, la cual establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todos los conceptos cobrados por los establecimientos educativos privados.Se explicaron los cambios normativos, las modificaciones que se realizarán en el sistema y las acciones que cada institución deberá llevar adelante para cumplir con los nuevos requisitos.
1. Facturación Electrónica ObligatoriaARCA eliminó las excepciones que históricamente permitían que algunas instituciones educativas no emitieran comprobantes electrónicos.A partir de la entrada en vigencia de la normativa, todos los importes cobrados por la institución deberán estar respaldados mediante comprobantes electrónicos emitidos a través de ARCA.Esto incluye:
  • Cuotas escolares.
  • Talleres.
  • Actividades deportivas.
  • Idiomas.
  • Campamentos.
  • Actividades complementarias.
  • Cualquier otro servicio facturado al alumno o responsable de pago.

 

2. Desglose obligatorio de conceptosUno de los principales cambios es la necesidad de informar de manera más detallada los conceptos que integran la cuota.Las facturas deberán distinguir claramente:Enseñanza ProgramáticaCorresponde a la actividad educativa oficial que forma parte del plan de estudios.Enseñanza Extra ProgramáticaCorresponde a actividades complementarias tales como:
  • Deportes.
  • Natación.
  • Talleres artísticos.
  • Idiomas.
  • Actividades extracurriculares.
Para estos conceptos se deberá informar:
  • Nombre de la actividad.
  • Cantidad de módulos.
  • Importe correspondiente.

Durante la capacitación se mostró cómo crear conceptos particulares para estas actividades y cómo asignarlos individualmente a los alumnos.

 

3. Incorporación de leyenda obligatoriaLos comprobantes deberán incluir la leyenda:«Incorporado a la Enseñanza Oficial»El sistema incorporará esta funcionalidad para que la leyenda aparezca automáticamente en los comprobantes emitidos.

4. Firma del representante legalLa normativa requiere que los comprobantes incluyan:

  • Firma.
  • Aclaración.
  • Cargo del representante legal.
Para cumplir con este requisito se agregó la posibilidad de cargar una imagen digitalizada de la firma dentro del sistema.Durante la reunión se mostró:
  • Cómo generar una firma digital.
  • Cómo editarla para obtener fondo transparente.
  • Cómo cargarla en el sistema.
  • Cómo verificar su visualización en facturas, recibos y comprobantes.

La firma se configura por sección y luego se utiliza automáticamente en los documentos correspondientes.

5. Facturación a terceros responsablesSe aclaró que cuando el responsable de pago no sea el padre, madre o tutor del alumno (por ejemplo, una empresa), deberán actualizarse los datos fiscales correspondientes.En esos casos será necesario:

  • Registrar correctamente el CUIT del responsable de pago.
  • Configurar su condición frente al IVA.
  • Completar los datos adicionales requeridos por ARCA.

La factura se emitirá con los datos fiscales del responsable de pago y no necesariamente con los del alumno.

6. Nuevo sistema web y portabilidadTambién se presentó el nuevo esquema de trabajo basado en la nube.Las principales ventajas son:

  • Acceso desde cualquier ubicación.
  • Mayor seguridad de la información.
  • Respaldo permanente de los datos.
  • Menor dependencia de servidores locales.
  • Posibilidad de trabajar de manera remota.

Se informó que la versión actual continuará funcionando, aunque los futuros desarrollos estarán orientados principalmente a la nueva plataforma.Las instituciones interesadas en migrar podrán solicitar información enviando un correo a consultas@xhendra.net

Acciones que deberán realizar las institucionesAntes de la entrada en vigencia de la normativa se recomienda:

  1. Revisar el esquema actual de facturación.
  2. Crear los conceptos particulares necesarios para actividades extraprogramáticas.
  3. Configurar correctamente los módulos y descripciones de cada actividad.
  4. Cargar la firma del representante legal.
  5. Verificar que la leyenda obligatoria aparezca correctamente en los comprobantes.
  6. Revisar los datos fiscales de los responsables de pago.
  7. Consultar cualquier necesidad de personalización o adaptación gráfica.
Conclusión:La reunión se centró principalmente en la adaptación del sistema a los nuevos requerimientos de ARCA para instituciones educativas. Los cambios más importantes están relacionados con la obligatoriedad de la facturación electrónica, el desglose detallado de los conceptos facturados, la incorporación de la firma y leyendas obligatorias en los comprobantes y la correcta identificación fiscal de los responsables de pago.Se realizaron demostraciones prácticas dentro del sistema para mostrar la configuración de estos nuevos requerimientos y se respondieron consultas operativas sobre su implementación.
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