XHENDRA FACTURACION – NOCIONES BASICAS
Paso a paso
Nominación Básica
La Nominación Básica permite agrupar alumnos con el fin de realizar facturación grupal.
Antes de comenzar a facturar, es necesario crear:
- Secciones
- Cursos
- Planes de cuota
- Conceptos de facturación
1. Crear Secciones
Para crear nuevas secciones:
1️⃣ Ir a Tablas → ABM Secciones
2️⃣ Hacer clic en Nuevo
3️⃣ Completar los campos requeridos
4️⃣ Guardar haciendo clic en el ícono del disquete
Plan de cuota
El Plan de Cuota define qué cuotas se deben facturar a cada sección.
Su función es evitar facturaciones duplicadas y garantizar que cada sección reciba únicamente las cuotas que corresponden.
Conceptos de Facturación
Los Conceptos representan los servicios que se facturarán.
Desde esta sección, el usuario puede:
- Agregar
- Modificar
- Eliminar
Cada concepto incluye:
- Código
- Descripción
- Tipo (define qué cálculo realizará el sistema)
- Importe
- Cantidad (usada cuando el concepto es porcentual)
🔹 Pronto Pago
Podés indicar si un concepto participa o no del beneficio de Pronto Pago, que consiste en aplicar un descuento a quienes pagan antes del vencimiento.
4. Conceptos Generales y Particulares
Las facturas van dirigidas a un alumno, por lo que es necesario definir qué conceptos se aplicarán a cada uno.
✔️ Conceptos Generales por Sección
Es la agrupación de conceptos que se aplican a todos los alumnos de una sección.
✔️ Conceptos Particulares por Alumno
Ingresando a:
Tablas → Conceptos Particulares
Aquí se cargan los conceptos específicos de cada alumno.
📌 Los conceptos particulares siempre prevalecen sobre los generales.
5. Jerarquía de Cálculo
La estructura del sistema funciona de manera jerárquica:
- Conceptos definidos en Conceptos Generales
- Conceptos definidos en Conceptos Particulares
➡️ Los particulares tienen prioridad sobre los generales.
Esta flexibilidad permite asignar múltiples valores a un mismo concepto según el caso del alumno.
Una buena definición de conceptos asegura:
- Cálculos precisos
- Facilidad de uso
- Correcta agrupación de valores
Particulares por alumno (Tablas – haciendo clic en Conceptos Particulares): es la agrupación que reúne los conceptos propios de cada alumno. Los conceptos particulares prevalecen por sobre los generales.
7. Proceso de Facturación
La facturación puede realizarse por:
- Secciones
- Cursos
- Alumnos individualmente
Desde la pantalla de facturación podés:
- Modificar conceptos generales o particulares
- Cambiar el orden de liquidación
- Ajustar los vencimientos
8. Matriculación (Facturación de Matrícula)
La facturación de matriculación se realiza igual que cualquier cuota.
📌 Excepto en los alumnos que cambian de sección.
Para ellos, debés asegurarte de que:
- El concepto de matrícula exista en los conceptos generales de la sección anterior
- Y exista también en los conceptos generales de la sección siguiente
Ejemplo:
Si existe el concepto 100 – Matrícula en la sección A, debe existir el mismo concepto en la sección B.
Así el sistema aplicará correctamente el valor a los alumnos que pasan de A a B.
9. Cálculo de Punitorios
Los punitorios se calculan automáticamente en la Cuenta Corriente.
Se calculan sobre el valor adeudado de cada factura (es decir: el importe total menos los pagos ya registrados).
